前置きでメールの概要を伝えるとわかりやすい

前置きでメールの概要を伝えるとわかりやすい

わかりやすいメールを書くコツは、一番最初にそのメールがどんな内容なのか伝えることです。本題に入る前に、概要を前置きとして一文で伝えるといいでしょう。

基本的なメールの構成例
○○カンパニー
営業部　　　　← 宛名
山田健一様
 
お世話になっております。 ← あいさつ
マウントラボ企画部の川谷です。
 ———- ここから本文。このあたりの話 ———-
新サービスのプロモーション資料を送っていただきありがとうございました。
さっそく販促キャンペーンの検討をいたします。
 
まずは受け取りの確認とお礼まで。
 
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川谷信二 ＜sinzi-kawatani@quicklab.co.jp＞
株式会社 マウントラボ 企画部
〒106-8630 港区西麻布○－○－○
電話 03-3403‐○○○○ FAX 03-3403‐○○○○
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上記のメール文は本文が短いため、「メールの内容」はスムーズに伝わります。（内容は資料を送ってもらったことのお礼）。

しかし、メール本文が長くなると書き方次第で、メールの意図がわかりにくくなります。

たとえば次のメール文章です。

前置きが無くわかりにくいメール
先日、営業会議が開かれ、貴社のご提案についていろいろと意見が出ました。
サービス内容、提供期間については問題ありませんでしたが、価格について賛否がわかれ・・・・

冒頭から長文が続くと言いたいことが伝わりにくくなります。このメールをわかりやすく伝わるように書き換えます。前置きで概要を伝えて、後に続く内容を頭に入りやすくします。

前置きで概要を伝えたわかりやすいメール
貴社のご提案について弊社の協議結果をお知らせいたします。　← 前置き
先日の営業会議にて、次のような結論に達しました。
・サービス内容、提供期間については問題ありません。
・価格について・・・・

一つ前のメールよりわかりやすくなったと思います。

本文の前置きは、伝えたい内容によって変えていきます。例を挙げます。

さまざまな前置きの例
・お問い合わせに件について、ご説明いたします。
・来シーズンの販促キャンペーンの件で、ご相談があります。
・新規出店プロジェクトについて、ご提案がいたします。
・先ほどのメールの追伸です。
・先ほどの補足説明です。

前置きがあるだけでメールの読みやすさやグンとアップします。

カテゴリー：ビジネスメールの書き方基本ルール


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