メールの文章は「結論」「理由」「詳細」の順番で書くと伝わりやすい

メールの文章は「結論」「理由」「詳細」の順番で書くと伝わりやすい

伝わりやすいメールを送ればビジネスマンとしてのスキルも高く評価されます。
メール本文（本題）は伝える順番を工夫すれば、わかりやすい文章にできます。

基本的なメールの構成例
○○カンパニー
営業部　　　　← 宛名
山田健一様
 
お世話になっております。 ← あいさつ
マウントラボ企画部の川谷です。
 ———- ここから本文。このあたりの話 ———-
新サービスのプロモーション資料を送っていただきありがとうございました。
さっそく販促キャンペーンの検討をいたします。
 
まずは受け取りの確認とお礼まで。
 
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川谷信二 ＜sinzi-kawatani@quicklab.co.jp＞
株式会社 マウントラボ 企画部
〒106-8630 港区西麻布○－○－○
電話 03-3403‐○○○○ FAX 03-3403‐○○○○
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前置きを書いたら本文です。本文は「結論」→「理由」→「詳細」の順番に書くと、明確に伝わります。

次のメール例は、取引先主催のパーティーに誘われた際の返事です。

まずは悪い例です。

誘いを断るメール（悪い例）
当日は、出張中で仙台におります。夕方には帰りますが、当日中に報告書を仕上げなければなりません。都合がつきそうにありませんので、今回は参加することができません。

この文章でも言いたいことは伝わりますが、もっとスマートに書き直すことができます。相手が一番知りたいことである「結論」から書き、その理由、詳細を記述していきます。

誘いを断るメール（結論→理由→詳細の順に書いたわかりやすい例）
今回は参加することができません。 ← 結論
仕事がつまっており都合がつかないためです。 ← 理由
当日は、前日からの出張で仙台におります。夕方には帰りますが、当日中に報告書を仕上げなければなりません。 ← 詳細

要点である結論から広げていけば、文章は読みやすくなるのです。

カテゴリー：ビジネスメールの書き方基本ルール


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