返事は受け取ったメールを引用すると伝わりやすくなる

返事は受け取ったメールを引用すると伝わりやすくなる

ビジネスメールの返事を書くときは、引用がよく使われます。受け取ったメールの文章をそのままコピーして、話の続きや関連した話題を返信する方法です。

引用には全文引用と部分引用の2種類があります。うまく使い分けができると、伝えたいことがより伝わります。

全文引用はメールで打ち合わせなど意見交換をする場合に役立ちます。これまでのやりとりが一通りメールで読めるので、過去の自分や相手の考えを見返して、効率的に話し合えます。

(メール前半省略)
 
イベント企画案を送っていただきありがとうございました。
内容は問題ありませんでした。進めていただいて結構です。
よろしくお願いいたします。
 
(メール後半省略)
 
—————— Original Message ———————–
(↑引用の目印。メールソフトによって異なる。)
 
> 企画書を送ります。ご確認ください。← 引用

互いが全文引用を繰り返すと、長文のメールになり見にくくなる場合もあります。そんな場合は、部分引用で大事なポイントだけ引用するといいでしょう。メールソフトで自動引用を設定してると引用符(> など)が付くので、そのままコピーします。

相手がこんなメールを送ってきたとする
新商品のパッケージ見本が出来上がりました。
添付ファイルを確認ください。
 
A案とB案どちらがいいでしょうか?

↓ ↓ ↓

部分引用するとこんな感じになる
パッケージ見本拝見しました。
 
> A案とB案どちらがいいでしょうか?。← 部分引用
個人的にはA案が好きです。

全文引用のほうがわかりやすいなら、全文引用と一部引用を同時に使っても問題ありません。

相手がこんなメールを送ってきたとする
新商品のパッケージ見本が出来上がりました。
添付ファイルを確認ください。
 
A案とB案どちらがいいでしょうか?

↓ ↓ ↓

前文引用と部分引用を併用するとこんな感じになる
パッケージ見本拝見しました。
 
> A案とB案どちらがいいでしょうか?。← 部分引用
個人的にはA案が好きです。
 
—————— Original Message ———————–
 
> 新商品のパッケージ見本が出来上がりました。← 全文引用
> 添付ファイルを確認ください。
> A案とB案どちらがいいでしょうか?

また、引用文は原則変更しないのがビジネスマナーです。元のメッセージに間違いがあっても訂正せず、そのまま引用します。

修正するなら自分の文章でする
> 5日(月)なら空いています。
5日(火)ですね。かしこまりました。

相手のメッセージを上手に引用できれば、わかりやすい返事が書けます。


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