相手のミスは断定しない表現で指摘する

相手のミスは断定しない表現で指摘する

相手のミスを指摘する場合にメールを用いることもあります。しかし社会人にとって人間関係はとても大事です。指摘の仕方がうまくないばかりに、事を荒立てて、お互いの関係を悪化させては元も子もありません。

うまく指摘するコツは、あきらかに相手のミスであってもそれをストレートに指摘しないことです。断定しない表現で、やわらかく指摘しましょう。

たとえば「添付ファイルを送ります」と書いてあるのに肝心の添付ファイルが見当たらない場合のメールの書き方です。

まずはストレートで下手な指摘の仕方です。

断定表現した、下手なミスの指摘メール1
ファイルが添付されていませんので、再送してください。

「ファイルが添付されていません」の表現を、断定しない表現に変えてやわらかく指摘してみます。「~ようです」と言い変えるだけでやさしい印象になります。

断定表現を使わない、うまいミスの指摘メール1
ファイルが添付されていないようですので、
恐れ入りますが、再送をお願いいたします。

また、相手に依頼するときは「恐れ入りますが」のようなクッション言葉を入れることも重要です。

もうひとつ例を挙げます。

断定表現した、下手なミスの指摘メール2
請求書をお送りしましたが、支払期日になっても入金が確認できません。
どうなってますか?

 ↓ ↓ ↓

断定表現を使わない、うまいミスの指摘メール2
請求書を2月10日(月)に発送しております。
お手元に届いていますでしょうか?
 
支払期日の2月28日(金)を過ぎましたが入金がないようです。
 
お手数ですが、ご確認いただいてご一報いただければありがたく存じます。

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