メールを転送するときは理由や目的を添える
自分が受信したり送信したメールを他の誰かにも見てもらいたい場合があります。そんなときは転送するのが便利ですが、まったく同じ文面だけを送るのは不親切です。相手に誤解や不信感を与えないためにも、転送した理由や目的を添えるようにしましょう。
たとえば次のようなメールが自分のところに届いたとします。
こんな書き出しで始まるメールを転送する場合
講習会のお知らせです。
講習会のお知らせです。
転送する場合は、この文面の前になぜ転送したのか理由を告げると、相手も抵抗なく受け取れます。
転送した理由を添えると親切
ビジネスマナーに関する講習会のお知らせが私のところに届きました。
関心のある内容かと思いましたので、転送いたします。
ビジネスマナーに関する講習会のお知らせが私のところに届きました。
関心のある内容かと思いましたので、転送いたします。
次のメールも同じです。
こんな内容メールを転送する場合
パッケージのデザイン見本を転送します。
よろしくお願いいたします。
パッケージのデザイン見本を転送します。
よろしくお願いいたします。
↓ ↓ ↓
転送した理由を添えるわかりやすい
デザイン部からパッケージのデザイン見本が届きましたので転送いたします。
ご参考になれば幸いです。
デザイン部からパッケージのデザイン見本が届きましたので転送いたします。
ご参考になれば幸いです。
このように転送する際は、受け取ったメールをどうして欲しいかを明確にすると親切です。
次の文章例です。
こんな内容メールを転送する場合
商品の使い方についての問い合わせを転送いたします。
商品の使い方についての問い合わせを転送いたします。
↓ ↓ ↓
転送した理由を添えると誤解もなくなる
お客様からの商品の使い方についての問い合わせがありましたので、転送いたします。
こちらの部署ではわかりかねますので、お手数ですが、ご回答をお願いいたします。
お客様からの商品の使い方についての問い合わせがありましたので、転送いたします。
こちらの部署ではわかりかねますので、お手数ですが、ご回答をお願いいたします。
本来問い合わせを受けるべき部署とは違う部署に問い合わせが入ったときの転送メールです。転送する理由や目的を明確にしていますので、転送された側もすんなり受け入れられます。
また、資料は記事などを転送する場合は、自分なりの感想を付け加えると、注目すべき場所がわかり心遣いを見せることができます。
転送する前に自分なりの解説を添えてみる
次世代ネットワークに関する記事を頂きましたので、転送いたします。
とくにセキュリティに関する記述が注目です。
次世代ネットワークに関する記事を頂きましたので、転送いたします。
とくにセキュリティに関する記述が注目です。
メールを転送するときに注意したいのは、転送しても問題ない内容の文章か見極めることです。迷うようなら送り主に確認を取りましょう。
また転送するときに文章を改変するのはＮＧです。文章に手を加えることで意図せず内容が変わってしまう場合もあります。文章は読み手によってうける印象が違うものもありますので、そのままの文章で送りましょう。
カテゴリー：よりていねいなメール応対テクニック
