よりていねいなメール応対テクニック
メールにはその人の性格や人柄が表れます。ビジネスであれば、文面や返信のタイミングでその人がどんな人物か判断され、仕事へも影響してきます。信頼感を与えられる、よりていねいでスマートなメール対応テクニックを紹介します。
- 回答がすぐに返信できなければ、受け取り報告だけでも送る
回答を出すまでに数日かかりそうなら、メールを無事受け取ったと伝えるメッセージだけでも送りましょう。その際に、いつまでに回答できるか具体的な日時を告げられれば、なお親切です。
- 「お世話になっています」以外のメール冒頭のあいさつ集
ビジネスメールの冒頭には「お世話になっています」というあいさつがよく使われます。しかし、いつも同じあいさつばかりでは、愛想のない印象を与えてしまいます。状況によってあいさつ文を変えてみるのもいいでしょう。
- 目上の人には「了解しました」ではなく「承知しました」
「了解」に「しました」をつけることで丁寧語にはなりますが、尊敬語にはなりません。部下や同僚などに使うのなら「了解しました」で大丈夫ですが、お客様や目上の人には「承知しました」「かしこまりました」が適当です。
- 「させていただきます」と「いたします」は使い分ける
許可を得るという過程をある分「～させていただきます」のほうが「～いたします」より丁寧だといえますが、場合によっては行き過ぎた敬語になり、かえって失礼な印象を与えることもあります。
- メール文章をスッキリさせる「～したく」の使い方例
文章がスッキリしたメールは読みやすく頭のいい感じが伝わります。メールで「～したいので」「～したいと思います」という文章を使う機会のときは「～したく」に置き換えてみてください。丁寧で無駄のない印象を与えることができます。
- 深夜のメールは一言詫びると誤解もなく丁寧な印象に
メールは携帯電話に直接届くものでない限り、いつ送っても相手に迷惑はかかりません。夜中にメールを送ってもビジネスマナー的にもとくに問題はありませんが、いろいろ詮索する人もいます。仕事が遅いなど勝手なマイナス評価をされる危険性があるのは事実です。
- メールを転送するときは理由や目的を添える
自分が受信したり送信したメールを他の誰かにも見てもらいたい場合があります。そんなときは転送するのが便利ですが、まったく同じ文面だけを送るのは不親切です。相手に誤解や不信感を与えないためにも、転送した理由や目的を添えるようにしましょう。
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