言いにくいこと伝えるメールの書き方
言いにくい事をメールで言うメリットは、面と向かって話すより伝えやすいということです。相手の時間も奪いませんし、断った証拠も残ります。深いお詫びをするときはメールは失礼に当りますが、それ以外の時ならむしろメールで伝えるべきです。
- 断るときは曖昧にせずハッキリと伝える
相手の提案や誘いは断りにくいものです。せっかく築いた関係が壊れたらいイヤだし、逆恨みされたら・・・、と不安がよぎることもあるでしょう。しかし、仕事である以上、断るときはハッキリとこちらの気持ちを伝えるのがお互いのためです。
- 返事の催促はやんわりとした文章を心がける
送ったメールの返事がなかなか来ないと、催促したくなります。催促のメールを書くコツはやんわりとした文章を心がけることです。感情的、一方的にならずに相手を尊重した表現を使いましょう。
- こちら都合のお願いメールは丁寧・低姿勢に書く
こちらの都合で無理な依頼や急ぎの用件を伝えるときは、丁寧、低姿勢が基本です。相手の事情も考慮して、一方的にならないように心がけます。まずは、一方的で、相手に配慮のないダメなお願いメールです。
- 頼み事を断るメールは、相手の立場に立って理由を述べる
頼み事を断るメールは、こちらの都合であってもありのままを伝えてはいけません。相手に悪い印象を与えないために、相手の立場で理由を述べるとうまい文章になります。頼み事を断るのメール文章例をいくつか挙げます。
- 誘いを断るメールの角が立たない上手な書き方
パーティーや飲み会などの誘いを上手に断るメールの書き方です。社会人になると、付き合いで出席したほうがいい集まりもありますが、どうしても断りたい場合は角が立たないように意識して書きます。
- 相手のミスは断定しない表現で指摘する
相手のミスを指摘する場合にメールを用いることもあります。うまく指摘するコツは、あきらかに相手のミスであってもそれをストレートに指摘しないことです。断定しない表現で、やわらかく指摘しましょう。
- メールでの謝罪はミスの原因と対応を明確に誠意を見せる
メールで謝罪をするときは、まずミスの内容を説明します。どのようなミスや手違いが起こったかを告げます。次に原因とその後の対応を丁寧に報告するのが重要です。また二度とミスを起こさないという意思を伝えることも大事です。
- 苦情のメールは感情的にならず、やわらかい印象で書く
苦情を伝えるメールは相手を責めすぎないように注意が必要です。相手の非が明らかでも、感情的にならず落ち着いて対応しましょう。やわらかい言い回しで苦情の内容と望む対応を伝えます。
- トラブルを報告するメールの上手な書き方例
トラブルを報告するメールを書く上で重要なのは、状況と解決策を適切に伝えることです。トラブルが起きるまでの経緯、現在の状況、今後の対策をきちんとわかりやすく述べます。
箇条書きにするとわかりやすいでしょう。 - 仕事が遅れていることを報告するメールの書き方例
仕事が遅れていることをメールで報告する場合は、まず現状を伝えます。そして遅れた理由と対応策を述べます。最後に今後の見込みを書けば、より分かりやすくなります。箇条書きにするといいでしょう。
- 間違いを訂正するメールは「正誤」を伝える
メールを送った後に伝えた内容の間違いに気づいたら、すぐに訂正のメールを送りましょう。その際は正しい情報だけを伝えるのではなく、間違いだった情報を並べて「正誤」をわかりやすくするといいでしょう。
カテゴリー：言いにくいこと伝えるメールの書き方
