わかりやすいメールを書くための文章術
「わかりやすい！」と感じるメールは的確で簡潔です。余分な情報が一切なく、必要な情報だけで文章を書くことができれば、明快なメールができあがります。わかりやすいメールを書くための文章術を紹介します。
- 文章より箇条書きのほうがわかりやすい
ビジネスメールを書く上で心がけたいのは、簡潔さとわかりやすさです。文中に伝えたいことをいくつも並べると、すべてを理解することが難しくなります。短い文章のなかで明確に伝えるには、箇条書きが適しています。
- 複数の質問は箇条書きにすると相手が答えやすい
ひとつの文章にいくつもの質問があると読みにくく、返信文も書きにくくなります。複数の質問をする場合は、箇条書きにして一つ一つをハッキリさせるといいでしょう。また、返信する場合も、箇条書きを引用することで、効率的に答えることができます。
- 一文一義（いちぶんいちぎ）の短い文章を心がける
一文一義（いちぶんいちぎ）とは、ひとつの文章にひとつの事柄だけを書くことですメール文章に限ったことではありませんが、文章は一文が長いと読みにくくなります。逆に短く書くと、スッと頭に入る、わかりやすい文章になります。
- 「結論」後の「理由」は簡潔に述べると説得力が増す
メール本文を書くときは「結論」→「理由」→「詳細」の順番に書くといい、と述べました。その「結論」の後の「理由」は、一文で述べるといいでしょう。だらだらと書くより、簡潔に伝えたほうが説得力が増すからです。
- 簡単な用件は一行メールで済ます
メールのメリットは伝えたいことをすぐに送れて、費用もほとんどかからないことです。手紙は時間もコストもかかるため、会話のように何度もやり取りできませんが、メールならできます。簡単な用件は一行メールで済ませてもビジネスマナーに違反しません。
- 事実は意見と区別して説得力をつける
事実は誰も否定できません。意見は主観や憶測が入るものです。事実と意見をごちゃ混ぜにして書くと根拠が怪しい、説得力のない文章になりがちです。説得力のあるメールは、事実と意見がキッチリと区別されています。
- 個人の意見には具体的・客観的な根拠を付け加える
個人の意見は内容によって、疑問や反論をもたれることもあります。すんなり納得してもらえる文章を書くには、具体的で客観的な根拠やデータを付け加えることです。次のメール文章をご覧ください。
- 変更点や会議内容の報告メールは比較させるとわかりやすい
物事の違いを伝えるときは、比較する二者を並べるとよりわかりやすくなります。メールを書くときも同じで、変化や違いを伝えたときは、それぞれを対比させる書き方にすれば明快な文章になります。
- ビジネスメールは必要なことだけ書く。余計なことは書かない。
ビジネスメールでは、必要なことだけ書くがルールです。相手に関係のないこと、重要でないこと、言い回しが違うだけの同じ内容、言い訳など、余計なことを書いてはいけません。必要なことだけを簡潔に書くことで伝えたいことが明確になります。
- 大事なメールは受信確認の返信をお願いする
読んだかどうか確実に知っておきたい大事なメールは、あらかじめ受信確認の返信依頼を書いておくといいでしょう。相手にひと手間とらせることになりますが、丁寧にお願いすれば問題ありません。
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