一文一義（いちぶんいちぎ）の短い文章を心がける
一文一義（いちぶんいちぎ）とは、ひとつの文章にひとつの事柄だけを書くことです。
メール文章に限ったことではありませんが、文章は一文が長いと読みにくくなります。逆に短く書くと、スッと頭に入る、わかりやすい文章になります。
一文が長く読みにくいメール１
新規プロジェクトの進行スケジュールができましたので、添付ファイルで送りますが、お読みいただいてご不明な点があればご連絡ください。
新規プロジェクトの進行スケジュールができましたので、添付ファイルで送りますが、お読みいただいてご不明な点があればご連絡ください。
一文に複数の事柄が入っています。ひとつの文章にたくさんの事柄を詰め込むほど複雑なメールになり、読み手を混乱させる原因になります。思いつくままに書いていくと、このような文章になりがちです。一度書いたメールは、送信する前に事柄ごとに区切り直すと見違えるほど読みやすくなります。
一文が短く読みやすいメール１
新規プロジェクトの進行スケジュールができました。
添付ファイルで送ります。
お読みいただいてご不明な点があればご連絡ください。
新規プロジェクトの進行スケジュールができました。
添付ファイルで送ります。
お読みいただいてご不明な点があればご連絡ください。
ひとつだった文章を３つに分けることができました。一文それぞれが簡潔なため、容易に理解できます。
また、一文一義の文であっても、名詞を修飾する語句が長いとわかりづらくなります。
一文が長く読みにくいメール２
今月は、資料作成、取引先のミーティング、販促プランの提案といった期日の迫った仕事がたくさん控えております。
今月は、資料作成、取引先のミーティング、販促プランの提案といった期日の迫った仕事がたくさん控えております。
「仕事」がどんな内容なのかまで一文で述べているため、ややこしく感じます。次のように短い文章で書き直すと読みやすくなります。
一文が短く読みやすいメール２
今月は、期日の迫った仕事がたくさん控えております。
資料作成、取引先のミーティング、販促プランの提案などです。
今月は、期日の迫った仕事がたくさん控えております。
資料作成、取引先のミーティング、販促プランの提案などです。
一文一義で短く書き、言い足らないことは補足をつけることで、スッキリした文章になりました。
カテゴリー：わかりやすいメールを書くための文章術
