ビジネスメールは必要なことだけ書く。余計なことは書かない。
ビジネスメールでは、必要なことだけ書くがルールです。相手に関係のないこと、重要でないこと、言い回しが違うだけの同じ内容、言い訳など、余計なことを書いてはいけません。必要なことだけを簡潔に書くことで伝えたいことが明確になります。
次のメールは余計なことがたくさん書かれておりダラダラとした文章になっています。
重複や言い訳など余計なことまで書かれたメール１
月曜日にご訪問させていただく件についてです。午前１０時が訪問時間になっておりますが、１時間遅くなっても問題ないでしょうか？当日、取引先から呼び出しを受けてしまったため、約束時間に行けない可能性がでてきました。もし可能でしたら、１時間遅い時間に変更していただけると幸いです。
月曜日にご訪問させていただく件についてです。午前１０時が訪問時間になっておりますが、１時間遅くなっても問題ないでしょうか？当日、取引先から呼び出しを受けてしまったため、約束時間に行けない可能性がでてきました。もし可能でしたら、１時間遅い時間に変更していただけると幸いです。
余計なことを省くとスッキリします。↓
必要なことだけが書かれた、わかりやすいメール２
１０日（月）の午前１０時に訪問させていただく件ですが、
できましたら午前１１時に変更していただくことは可能でしょうか？
勝手をいって申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
１０日（月）の午前１０時に訪問させていただく件ですが、
できましたら午前１１時に変更していただくことは可能でしょうか？
勝手をいって申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
次のメールも同じです。
重複や言い訳など余計なことまで書かれたメール２
仕事が立て込んでおり、お返事が遅れました。申し訳ございません。連日、取引先との打ち合わせやそれに関する資料作り、また出張に出かけていたためメールに気付けませんでした。
仕事が立て込んでおり、お返事が遅れました。申し訳ございません。連日、取引先との打ち合わせやそれに関する資料作り、また出張に出かけていたためメールに気付けませんでした。
余計なことを省いてみます。↓
必要なことだけが書かれた、わかりやすいメール２
お返事が遅くなり大変申し訳ございません。
出張に出かけており、本日から出社しました。
お返事が遅くなり大変申し訳ございません。
出張に出かけており、本日から出社しました。
カテゴリー：わかりやすいメールを書くための文章術
