返事の催促はやんわりとした文章を心がける

返事の催促はやんわりとした文章を心がける

送ったメールの返事がなかなか来ないと、催促したくなります。催促のメールを書くコツはやんわりとした文章を心がけることです。感情的、一方的にならずに相手を尊重した表現を使いましょう。

まずはダメな催促メールです。

感情的・一方的でダメな返事の催促1
メールで新サービスのPRプランをお送りしましたが、まだお返事をいただいておりません。どうなっていますか?

返事が遅い理由はいろいろ考えられます。単に相手が怠けているだけかもしれませんが、ひょっとしたらメールが届いてないかもしれません。万が一のことも考慮して、やんわりと催促しましょう。

相手を尊重したやんわりとした返事の催促1
新サービスのPRプランを1月20日(木)にメールで送りましたが、届いておりますでしょうか?
 
ご確認いただければ幸いです。
もし、届いてないようでしたら再送いたします。

 
 
次のメールも同じです。

感情的・一方的でダメな返事の催促2
原案をお送りいただく期限が過ぎております。
至急お送りください。

「至急お送りください」は一方的で相手の気分を害する恐れがあります。相手の状況を伺う言い方にすれば、やんわりと催促できます。

相手を尊重したやんわりとした返事の催促2
原案をお送りいただく期限が過ぎましたが、進捗はいかがでしょうか?
状況をお知らせいただければ幸いです。

 
 
次は、期限を延ばすことができないケースです。この場合は、あらかじめ念を押しておきます。なるべくやわらかい表現で、伝えたいことはきちんと伝えるようにします。

感情的・一方的でダメな返事の催促3
6月15日が期限になっております。
必ず納品をお願いいたします。

 ↓ ↓ ↓

相手を尊重したやんわりとした返事の催促3
6月15日が期限になっております。
6月末にプレゼンを控えており、準備期間が必要なため、期限を延ばすことができません。
ご理解とご協力のほどお願い申し上げます。

「期限を守ってください」と伝える場合は、必ずその理由も伝えましょう。単に「伸ばせない」というだけでは反感を買われます。


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