苦情のメールは感情的にならず、やわらかい印象で書く
苦情を伝えるメールは相手を責めすぎないように注意が必要です。相手の非が明らかでも、感情的にならず落ち着いて対応しましょう。やわらかい言い回しで苦情の内容と望む対応を伝えます。
まずは冷静さに欠けるダメな苦情メールです。
感情的でダメな苦情メール
お世話になっております。
本日、クレジットカードを受け取りましたが、名前の刻印のつづりが違っています。きちんと伝えたのですが、なぜ違うんでしょうか？
これでは使えません。週末から海外出張に出かけるので、それまでのどうしても必要です。
至急作り直してください！
お世話になっております。
本日、クレジットカードを受け取りましたが、名前の刻印のつづりが違っています。きちんと伝えたのですが、なぜ違うんでしょうか？
これでは使えません。週末から海外出張に出かけるので、それまでのどうしても必要です。
至急作り直してください！
感情的で、怒りが文面から伝わってきます。メールを受け取った側も冷静ではいられないでしょう。名前のローマ字が違うという苦情ですが、どこがどう違うのか書かれていません。書いたほうがスムーズにことが運びます。
感情を抑えてやわらかい印象になるように、書き直してみます。
やわらかい印象を意識したうまい苦情メール
お世話になっております。
マウントラボ 営業部の佐藤です。
本日クレジットカードを受け取りました。
さっそく確認したところ、カードに書かれている名前のエンボスが間違ったつづりになっているようです。
届いたカードのエンボス ×「yuuta sato」
希望したカードのエンボス ○「yuta sato」
至急作り直しをお願いできないでしょうか？
週末には海外出張を控えております。金曜日の午前中までに受け取れるように手配いただければ幸いです。
後ほどお電話もいたします。← 重要な用件は電話でも確認する
取り急ぎ、ご連絡まで。
お世話になっております。
マウントラボ 営業部の佐藤です。
本日クレジットカードを受け取りました。
さっそく確認したところ、カードに書かれている名前のエンボスが間違ったつづりになっているようです。
届いたカードのエンボス ×「yuuta sato」
希望したカードのエンボス ○「yuta sato」
至急作り直しをお願いできないでしょうか？
週末には海外出張を控えております。金曜日の午前中までに受け取れるように手配いただければ幸いです。
後ほどお電話もいたします。← 重要な用件は電話でも確認する
取り急ぎ、ご連絡まで。
言い例も悪い例も伝えたことは同じですが、いい例のほうが詳細でやわらかい文章になっています。むやみにきつい印象を与えないのが大人の対応です。
カテゴリー：言いにくいこと伝えるメールの書き方
