言いにくいこと伝えるメールの書き方
メールを送った後に伝えた内容の間違いに気づいたら、すぐに訂正のメールを送りましょう。その際は正しい情報だけを伝えるのではなく、間違いだった情報を並べて「正誤」をわかりやすくするといいでしょう。
まずはダメなメールの書き方です。
訂正後の情報だけを伝えた分かりにくいメール
先ほど送ったメールの面会時間が間違っておりました。
大変申し訳ございません。
７月１０日（月）の午前１０時からと伝えましたが、正しくは７月１１日（火）でした。
このメールでも伝わりますが、よりわかりやすく書き直します。
訂正前、訂正後を並べて書いた分かりやすいメール
先ほど送ったメールの面会時間が間違っておりました。
大変申し訳ございません。
以下のとおり訂正いたします。
（誤） 日時 ７月１０日（月） 午前１０時～
【正】 日時 ７月１１日（火） 午前１０時～
７月１１日（火）に行いますので、お間違いのないようにお越し願います。
失礼いたします。
変更前と変更後を一目で比べられるようにすると、読み手に親切です。
カテゴリー：言いにくいこと伝えるメールの書き方
仕事が遅れていることをメールで報告する場合は、まず現状を伝えます。そして遅れた理由と対応策を述べます。最後に今後の見込みを書けば、より分かりやすい文章になります。
・仕事が遅れていることを報告するメール例
企画部の田村です。
キャンペーンポスターの製作に遅れが出ているので、ご報告いたします。
１．現在の状況
予定より２日遅れています。
２．理由
クライアントよりデザイン変更の申し出があったため。
３．対策
急遽、デザインを変更。
４．今後の見込み
製作過程後半のスケジュールを２日短くしますので、遅れは取り戻せる見込みです。
箇条書きにして伝えたいことを一つ一つ的確に書くと、読みやすいメールになります。
カテゴリー：言いにくいこと伝えるメールの書き方
トラブルを報告するメールを書く上で重要なのは、状況と解決策を適切に伝えることです。トラブルが起きるまでの経緯、現在の状況、今後の対策をきちんとわかりやすく述べます。
トラブル報告メールの上手な書き方例です。
サイト運営部の井上です。
弊社直販サイト「カエール」で起きたトラブルについて、ご報告いたします。
1.内容
●事実
ステーショナリーの新商品「ハンディシュレッダー（ホワイト）」の価格が１２００円のところ、１２０円と掲載。
●理由
担当者が商品ページをアップする際、価格を一桁間違えて入力したため。
●経過
３月１０日午前１０時
該当ページに該当商品をアップ、販売開始。
この時点で価格が１２０円と表記。
９月１０日午後１時
ページを見られたお客様より指摘のメールを受け取り、
担当者がチェックをしたところ間違いを発見。
●状況
すでにお客様が該当商品４点をご注文済み。
現時点（１０日午後２時）では、それ以外の確認はなし。
直販サイトにその他の影響なし。
2.現在の対応
●対応済み
９月１０日午後１時３０分現在で、該当ページを修正。
正しい価格である１２００円で表記。
●対応予定
該当ページに価格表記の誤りがあったことのお詫びを掲載予定。
午前２時３０分までには掲載完了。
●お客様
１２０円で注文された方にはそのままの価格で提供。
今後、購入される方は１２００円で提供。
3.今後の対応
●お客様
１２０円という価格を見たという問い合わせには誤りであったことを伝え、ていねいにお詫びをする。
箇条書きにするとわかりやすく伝えることができます。
カテゴリー：言いにくいこと伝えるメールの書き方
苦情を伝えるメールは相手を責めすぎないように注意が必要です。相手の非が明らかでも、感情的にならず落ち着いて対応しましょう。やわらかい言い回しで苦情の内容と望む対応を伝えます。
まずは冷静さに欠けるダメな苦情メールです。
感情的でダメな苦情メール
お世話になっております。
本日、クレジットカードを受け取りましたが、名前の刻印のつづりが違っています。きちんと伝えたのですが、なぜ違うんでしょうか？
これでは使えません。週末から海外出張に出かけるので、それまでのどうしても必要です。
至急作り直してください！
感情的で、怒りが文面から伝わってきます。メールを受け取った側も冷静ではいられないでしょう。名前のローマ字が違うという苦情ですが、どこがどう違うのか書かれていません。書いたほうがスムーズにことが運びます。
感情を抑えてやわらかい印象になるように、書き直してみます。
やわらかい印象を意識したうまい苦情メール
お世話になっております。
マウントラボ 営業部の佐藤です。
本日クレジットカードを受け取りました。
さっそく確認したところ、カードに書かれている名前のエンボスが間違ったつづりになっているようです。
届いたカードのエンボス ×「yuuta sato」
希望したカードのエンボス ○「yuta sato」
至急作り直しをお願いできないでしょうか？
週末には海外出張を控えております。金曜日の午前中までに受け取れるように手配いただければ幸いです。
後ほどお電話もいたします。← 重要な用件は電話でも確認する
取り急ぎ、ご連絡まで。
言い例も悪い例も伝えたことは同じですが、いい例のほうが詳細でやわらかい文章になっています。むやみにきつい印象を与えないのが大人の対応です。
カテゴリー：言いにくいこと伝えるメールの書き方
謝罪は基本的にメールより直接会ってしたほうがいいでしょう。そのほうが誠意が伝わります。都合が悪く会えない場合は、電話をするのも手です。電話に出ない、かけないように言われているなど、電話もできない状況ならメールで謝罪という選択になります。
メールで謝罪をするときは、まずミスの内容を説明します。どのようなミスや手違いが起こったかを告げます。次に原因とその後の対応を丁寧に報告するのが重要です。また二度とミスを起こさないという意思を伝えることも大事です。誠意を感じてもらえるメールを心がけましょう。
謝罪メールの例を挙げます。まずは悪い書き方。
誠意が伝わらないダメな謝罪メール
お世話になっております。
お買い上げいただいたスラックスのお直しのですが、
こちらのミスで希望より短い仕上がりになってしまいました。
ただいま新しい商品を確保している最中でございますが、
引渡し日最短日が４月６日（水）になってしまいます。
ご迷惑をお掛けして申し訳ございませんが、
よろしくお願いいたします。
このメールは、少し手抜きに感じられます。まず冒頭に謝罪すべきです。原因や対策ももう少し丁寧に書いたほうがいいでしょう。引渡し日が遅れる旨を伝えるときの伝え方が一方的過ぎます。また二度とミスを起こさないという意思表示もありません。全体的に誠意が感じられません。
以上のことを踏まえて書き直します。
誠意が伝わるうまい謝罪メール
いつも当店をご利用いただきありがとうございます。
マウントアパレル リペアチーム主任の安藤と申します。
お買い上げいただいたスラックスのお直しのですが、こちらの手違いで希望より短い丈の仕上がりになってしまいました。そのため、お伝えしている最短日の４月４日（月）にお渡しできない状況になっております。
まことの申し訳ございません。心よりお詫び申し上げます。
確認ミスにより仕上がり７７センチで承った股下を７１センチで仕上げてしまいました。
あいにく当店に同じ商品の在庫がなく、メーカーから至急取り寄せ中でございます。商品が到着次第すぐに直しを行います。しかしお渡しできる最短日が４月４日（月）になりそうです。大変恐れ入りますが、その日までお待ちいただければありがたく存じます。
直しが完了しましたら、再度メールで連絡いたします。
今後二度とこのようなことがないよう厳重に注意いたします。ご迷惑をお掛けして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
状況を丁寧に説明し、しっかりと謝罪の気持ちを伝えることで、誠意あるメールになります。
カテゴリー：言いにくいこと伝えるメールの書き方
相手のミスを指摘する場合にメールを用いることもあります。しかし社会人にとって人間関係はとても大事です。指摘の仕方がうまくないばかりに、事を荒立てて、お互いの関係を悪化させては元も子もありません。
うまく指摘するコツは、あきらかに相手のミスであってもそれをストレートに指摘しないことです。断定しない表現で、やわらかく指摘しましょう。
たとえば「添付ファイルを送ります」と書いてあるのに肝心の添付ファイルが見当たらない場合のメールの書き方です。
まずはストレートで下手な指摘の仕方です。
断定表現した、下手なミスの指摘メール１
ファイルが添付されていませんので、再送してください。
「ファイルが添付されていません」の表現を、断定しない表現に変えてやわらかく指摘してみます。「～ようです」と言い変えるだけでやさしい印象になります。
断定表現を使わない、うまいミスの指摘メール１
ファイルが添付されていないようですので、
恐れ入りますが、再送をお願いいたします。
また、相手に依頼するときは「恐れ入りますが」のようなクッション言葉を入れることも重要です。
もうひとつ例を挙げます。
断定表現した、下手なミスの指摘メール２
請求書をお送りしましたが、支払期日になっても入金が確認できません。
どうなってますか？
↓ ↓ ↓
断定表現を使わない、うまいミスの指摘メール２
請求書を２月１０日（月）に発送しております。
お手元に届いていますでしょうか？
支払期日の２月２８日（金）を過ぎましたが入金がないようです。
お手数ですが、ご確認いただいてご一報いただければありがたく存じます。
カテゴリー：言いにくいこと伝えるメールの書き方
パーティーや飲み会などの誘いを上手に断るメールの書き方です。
社会人になると、付き合いで出席したほうがいい集まりもありますが、どうしても断りたい場合は角が立たないように意識して書きます。
しかし、事を荒立てないようにと、曖昧な言い回しで逃げると相手を困らせます。
曖昧、その場しのぎのダメな断りメール
考えておきます。
相手を気遣いながらもきちんと意思は示しましょう。
角が立たない上手なこと断りメール１
せっかくのお誘いですが、都合により参加できません。
また、角が立たないように断るには、誘ってくれたことに対する感謝を告げるのも大事です。断る前に「とても残念ですが」「申し訳ございませんが」といったクッション言葉を入れるといいでしょう。
断る理由は、詳しく述べる必要はありません。詳しすぎると逆に言い訳がましくなります。「先約が・・・」「都合が悪く・・・」などシンプルで大丈夫です。
誘いを上手に断るメールの例を挙げます。
角が立たない上手なこと断りメール２
この度は会食のお誘いありがとうございます。
とても残念ですが、今回は都合により出席できません。
次回はぜひとも参加したいと思いますので、
またの誘いを心よりお待ちしております。← 次につなげる言葉
断りメールの最後は、次につなげる言葉を添えます。この一言があるとメールの印象がぐっとやわらかくなります。
もうひとつ文章例をあげます。
角が立たない上手なこと断りメール３
今回のお誘い、大変嬉しく思います。
せっかくお声をかけていただきましたが、
当日は別の予定が入っております。
大変残念ですが、またの機会にお会いできたらと思います。
もし、もう誘って欲しくない場合は、意図的に「次につなげる言葉」を書かないことです。相手もわかってくれます。
カテゴリー：言いにくいこと伝えるメールの書き方
頼み事を断るメールは、こちらの都合であってもありのままを伝えてはいけません。相手に悪い印象を与えないために、相手の立場で理由を述べるとうまい文章になります。
頼み事を断るのメール文章例をいくつか挙げます。
こちらの都合で断ったダメなメール１
今回の件は、当方にメリットを感じません。お断りさせていただきます。
↓ ↓ ↓
相手の立場に立って断ったうまいメール１
今回の件は、お互いに利益を共有することが難しい状況ですので、
まことに残念ですがご期待に沿うことができません。
こちらの都合で断ったダメなメール２
あまり時間が取れませんので、今回は辞退させていただきます。
↓ ↓ ↓
相手の立場に立って断ったうまいメール２
あまり時間がかかると貴社にご迷惑がかかる恐れがありますので、今回は見送らせていただきたいと存じます。
こちらの都合で断ったダメなメール３
現在、かなりの仕事を抱えております。
これ以上はお引き受けすることができません。
↓ ↓ ↓
相手の立場に立って断ったうまいメール３
これ以上お引き受けすると品質の面で影響が出てくる恐れがあります。
現在の仕事量が適当ではないかと考えております。
こちらの都合で断ったダメなメール４
このスケジュールでは、製作時間が十分確保できません。
お断りさせていただきます。
↓ ↓ ↓
相手の立場に立って断ったうまいメール４
この予定では、貴社にご満足いただける結果を出すのが困難かと存じます。
以上のすべての例は「こちら都合の理由」から「相手の立場に立った理由」に変換しています。
結局は断るのですが、言い方を少し変えるだけでカドがたちません。相手に不快感を与えないためにはどんな言い回しがいいか、考えて工夫するといいでしょう。
カテゴリー：言いにくいこと伝えるメールの書き方
こちらの都合で無理な依頼や急ぎの用件を伝えるときは、丁寧、低姿勢が基本です。相手の事情も考慮して、一方的にならないように心がけます。
まずは、一方的で、相手に配慮のないダメなお願いメールです。
身勝手で反感を買ってしまいそうなお願いメール
件名：インタビュー記事 校正のお願い
お世話になっております。
マウントラボの田中です。
先日はインタビューをお受けいただきありがとうございました。
お話いただいた内容を整理した校正原稿が、１０日の午前中に出来上がります。
出来上がり次第、ファックスを送りますので校正をお願いいたします。
期日が１３日になりますので、訂正が必要な場合は、１３日午前中までにご連絡ください。
続いて、同じ内容のメールを丁寧、低姿勢に書き直してみます。
丁寧・低姿勢で気分を害させないお願いメール
件名：インタビュー記事 校正のお願い
お世話になっております。
マウントラボの田中です。
本日は至急のご協力をお願いしたくメールいたしました。
先日はインタビューをお受けいただきありがとうございました。
インタビューの校正原稿が、１０日の午前中に出来上がります。
出来上がり次第、ファックスを送りますので校正をお願いできればと思っております。
修正が必要なところは直接書き込んでいただき、１３日（月）の午前中までにファックスで返信いただくことは可能でしょうか？
祝日の関係で校了日が早くなっております。急がせてしまい申し訳ございません。また、週末をまたぐことになり大変恐縮ですが、ご理解とご協力をお願い申し上げます。
お願いするときは「可能でしょうか？」のようにお伺いをたてる伝え方にすれば、ソフトな印象を与えます。反感を買わずに上手に告げられます。
カテゴリー：言いにくいこと伝えるメールの書き方
送ったメールの返事がなかなか来ないと、催促したくなります。催促のメールを書くコツはやんわりとした文章を心がけることです。感情的、一方的にならずに相手を尊重した表現を使いましょう。
まずはダメな催促メールです。
感情的・一方的でダメな返事の催促１
メールで新サービスのＰＲプランをお送りしましたが、まだお返事をいただいておりません。どうなっていますか？
返事が遅い理由はいろいろ考えられます。単に相手が怠けているだけかもしれませんが、ひょっとしたらメールが届いてないかもしれません。万が一のことも考慮して、やんわりと催促しましょう。
相手を尊重したやんわりとした返事の催促１
新サービスのＰＲプランを１月２０日（木）にメールで送りましたが、届いておりますでしょうか？
ご確認いただければ幸いです。
もし、届いてないようでしたら再送いたします。
次のメールも同じです。
感情的・一方的でダメな返事の催促２
原案をお送りいただく期限が過ぎております。
至急お送りください。
「至急お送りください」は一方的で相手の気分を害する恐れがあります。相手の状況を伺う言い方にすれば、やんわりと催促できます。
相手を尊重したやんわりとした返事の催促２
原案をお送りいただく期限が過ぎましたが、進捗はいかがでしょうか？
状況をお知らせいただければ幸いです。
次は、期限を延ばすことができないケースです。この場合は、あらかじめ念を押しておきます。なるべくやわらかい表現で、伝えたいことはきちんと伝えるようにします。
感情的・一方的でダメな返事の催促３
６月１５日が期限になっております。
必ず納品をお願いいたします。
↓ ↓ ↓
相手を尊重したやんわりとした返事の催促３
６月１５日が期限になっております。
６月末にプレゼンを控えており、準備期間が必要なため、期限を延ばすことができません。
ご理解とご協力のほどお願い申し上げます。
「期限を守ってください」と伝える場合は、必ずその理由も伝えましょう。単に「伸ばせない」というだけでは反感を買われます。
カテゴリー：言いにくいこと伝えるメールの書き方
相手の提案や誘いは断りにくいものです。せっかく築いた関係が壊れたらいイヤだし、逆恨みされたら・・・、と不安がよぎることもあるでしょう。しかし、仕事である以上、断るときはハッキリとこちらの気持ちを伝えるのがお互いのためです。
曖昧に断ったダメなメール１
ご提案については社内で検討させてください。
もし本当は断りたいなら、その場しのぎこんなメールを返信してはいけません。問題を解決せずに放っておけば、大きなトラブルになる恐れもあります。
誠意ある断りのメールを送りましょう。
ハッキリと断った誠意あるメール１
ご提案については社内で慎重に検討しましたが、
当社では時期尚早だとの結論に達しました。
まことに残念ですが、今回は見送らせていただきたいと存じます。
次のメールも同じです。
曖昧に断ったダメなメール２
この件については、しばらく様子を見たいと思います。
↓ ↓ ↓
ハッキリと断った誠意あるメール２
この件については、ご期待に沿えずに申し訳ございません。
スケジュール的にどうしても時間を費やすことができません。
ご理解くださいますようお願いいたします。
ハッキリと断り、その理由をつけることで相手に納得してもらいます。「検討中」のような曖昧な答え方では、相手を無駄に待たせてしまいます。「断ることで相手が次のステップに進める」という前向きな考えで、きっちり断りましょう。
カテゴリー：言いにくいこと伝えるメールの書き方
