相手の視点に立った文章にする
読みやすいメールは、相手の視点で書かれています。メールはコミュニケーションの一種ですから、相手に負担をかけないように気遣った書き方ができると、あなたの好感度も信頼度も上がります。
しかし面と向かって話す場合と違い、相手の顔も見えないし、反応がリアルタイムで分かるものでもありません。油断すると自己中心的で一方的な内容になってしまいやすいので注意が必要です。
普段言いにくいことが簡単に言えてしまうのも、メールの特徴です。たとえばメールの返事を催促するときも、次のような文章はNGです。
自分視点で書いたダメなメール文章
こちらにも都合がありますので、至急ご返事ください。
こちらにも都合がありますので、至急ご返事ください。
この自分の視点で書かれたメールを相手の視点に改善します。
相手視点で書いたうまいメール文章１
ご多忙のところ恐れ入りますが、至急ご返信いただければ幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、至急ご返信いただければ幸いです。
相手の視点で書くとは、遠慮がちに伝えることとは少し違います。丁寧に相手を気遣って書くことです。すると分かりやすく受け入れやすい文章に自然となります。
面会の時間を調整するメールなら、こんな感じです。
相手視点で書いたうまいメール文章２
勝手を言って申し訳ありません。
午前中は社内で打ち合わせに入ってしまいますので、
面会は午後１時以降にしていただければと思います。
勝手を言って申し訳ありません。
午前中は社内で打ち合わせに入ってしまいますので、
面会は午後１時以降にしていただければと思います。
お詫びと用件を必要最小限にまとめた大変読みやすい文章です。
また相手の視点になってメールのやり取りを行うなら、返信のタイミングにも気をつけたいものです。
送ったメールに何日も返信がなければ、送った側は不安になります。質問などのすぐに回答できないメールであれば、受け取ったことだけでも知らせると相手は安心します。相手のことを気遣い、つねに相手の視点でメールを書く。それが、ビジネスメールを書く、最も基本的なコツです。
カテゴリー：ビジネスメールの書き方基本ルール
