メールは一往復半で終わらせるのが理想

メールは一往復半で終わらせるのが理想

できるビジネスマンはメールのやり取りも効率的です。

手際よく仕事をこなすには一往復半のメールで用件を完結させることを目標のするといいでしょう。

１．メールを送る
２．返事が来る
３．返事に反応のメールを送る

この３ステップで大抵のメールは終えることができます。

それでは打ち合わせの日時を決める場合で考えてみます。次のようなメールのやり取りは効率的ではありません。

・ダメなメールのやり取り
自分
今後の仕事について打ち合わせしたいと思います。

相手
結構です。打ち合わせの日時はどうしましょうか？

自分
３日か４日はいかがでしょうか？

相手
あいにく３日と４日は都合がつきません。

ダラダラと長いやり取りが続きそうです。

理想である一往復半で完結するメールを書いてみます。

・うまいメールのやり取り
自分
仕事の打ち合わせの日時ですが、いくつか候補を挙げます。
ご都合のいい日時をお知らせいただければ幸いです。
——————————————–
・２月３日 午前１０時～
・２月４日 午後　３時～
・２月７日 午後　１時～
——————————————–

相手
次の時間でお願いします。
>・２月７日 午後　１時～

自分
お返事ありがとうございます。
>次の時間でお願いします。
>>・２月７日 午後　１時～
承知しました。それでは７日午後１時にお待ちしております。

一往復半で用件を終えることができました。

相手から打ち合わせの提案があった場合も同じです。目標の一往復半でメールのやり取りを完結させましょう。

・うまいメールのやり取り
相手
次回の打ち合わせですが、日程はどうしましょうか？

自分
次の候補の中でしたら、いつでも結構です。
——————————————–
・２月３日 午前１０時～
・２月４日 午後　３時～
・２月７日 午後　１時～
——————————————–
ご都合のいい日時を教えてください。

自分
それでは、２月７日 午後１時からでお願いします。

自分が送る最初のメールを少し工夫すれば、大抵のやり取りは一往復で終わります。

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