返事は受け取ったメールを引用すると伝わりやすくなる
ビジネスメールの返事を書くときは、引用がよく使われます。受け取ったメールの文章をそのままコピーして、話の続きや関連した話題を返信する方法です。
引用には全文引用と部分引用の２種類があります。うまく使い分けができると、伝えたいことがより伝わります。
全文引用はメールで打ち合わせなど意見交換をする場合に役立ちます。これまでのやりとりが一通りメールで読めるので、過去の自分や相手の考えを見返して、効率的に話し合えます。
（メール前半省略）
イベント企画案を送っていただきありがとうございました。
内容は問題ありませんでした。進めていただいて結構です。
よろしくお願いいたします。
（メール後半省略）
—————— Original Message ———————–
（↑引用の目印。メールソフトによって異なる。）
> 企画書を送ります。ご確認ください。← 引用
イベント企画案を送っていただきありがとうございました。
内容は問題ありませんでした。進めていただいて結構です。
よろしくお願いいたします。
（メール後半省略）
—————— Original Message ———————–
（↑引用の目印。メールソフトによって異なる。）
> 企画書を送ります。ご確認ください。← 引用
互いが全文引用を繰り返すと、長文のメールになり見にくくなる場合もあります。そんな場合は、部分引用で大事なポイントだけ引用するといいでしょう。メールソフトで自動引用を設定してると引用符（> など）が付くので、そのままコピーします。
相手がこんなメールを送ってきたとする
新商品のパッケージ見本が出来上がりました。
添付ファイルを確認ください。
Ａ案とＢ案どちらがいいでしょうか？
新商品のパッケージ見本が出来上がりました。
添付ファイルを確認ください。
Ａ案とＢ案どちらがいいでしょうか？
↓ ↓ ↓
部分引用するとこんな感じになる
パッケージ見本拝見しました。
> Ａ案とＢ案どちらがいいでしょうか？。← 部分引用
個人的にはＡ案が好きです。
パッケージ見本拝見しました。
> Ａ案とＢ案どちらがいいでしょうか？。← 部分引用
個人的にはＡ案が好きです。
全文引用のほうがわかりやすいなら、全文引用と一部引用を同時に使っても問題ありません。
相手がこんなメールを送ってきたとする
新商品のパッケージ見本が出来上がりました。
添付ファイルを確認ください。
Ａ案とＢ案どちらがいいでしょうか？
新商品のパッケージ見本が出来上がりました。
添付ファイルを確認ください。
Ａ案とＢ案どちらがいいでしょうか？
↓ ↓ ↓
前文引用と部分引用を併用するとこんな感じになる
パッケージ見本拝見しました。
> Ａ案とＢ案どちらがいいでしょうか？。← 部分引用
個人的にはＡ案が好きです。
—————— Original Message ———————–
> 新商品のパッケージ見本が出来上がりました。← 全文引用
> 添付ファイルを確認ください。
> Ａ案とＢ案どちらがいいでしょうか？
パッケージ見本拝見しました。
> Ａ案とＢ案どちらがいいでしょうか？。← 部分引用
個人的にはＡ案が好きです。
—————— Original Message ———————–
> 新商品のパッケージ見本が出来上がりました。← 全文引用
> 添付ファイルを確認ください。
> Ａ案とＢ案どちらがいいでしょうか？
また、引用文は原則変更しないのがビジネスマナーです。元のメッセージに間違いがあっても訂正せず、そのまま引用します。
修正するなら自分の文章でする
> ５日（月）なら空いています。
５日（火）ですね。かしこまりました。
> ５日（月）なら空いています。
５日（火）ですね。かしこまりました。
相手のメッセージを上手に引用できれば、わかりやすい返事が書けます。
カテゴリー：ビジネスメールの書き方基本ルール
