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署名はシンプルにし、メールの終わりに必ずつける

ビジネスメールでは、メールの最後に必ず署名をつけます。署名があると相手に連絡先を伝えられます。また、誰が書いたかの証明にもなるため欠かせません。

ビジネスメールの署名は、一般的に送信者のフルネームと連絡先の情報で構成されています。メールを受け取った相手は署名を名刺代わりに使うことができます。電話をかけたり、資料を送付する際に、名刺を探さなくてもいいため便利です。

難しい名前であれば、ふりがなも必要です。また住所には郵便番号もつけると、何かを送ってもらうときに相手の手間を省くことができ親切です。緊急用の連絡先として、個人の携帯番号が記述されている場合もあります。自己判断で載せましょう。

何度も同じ相手とメールをする場合は、長い署名は邪魔に感じさせることもあります。そんな時用にシンプルな署名を用意しておくのもいいでしょう。

自社製品の宣伝やスローガンなどが入っている署名をたまに目にしますが、あまり好まない人が多いようです。ほどほどに。

カテゴリー：ビジネスメールの書き方基本ルール