企画書、報告書は結論から書く
報告書は、社内外の業務の進捗などを上司に伝えるために提出するもので、企画書は、新規プロジェクトなどのアイデアを実現するために必要なものです。どちらも自分以外の人に結果や考えを伝えるものですから、解りやすさが重要になります。
会社を辞めると心に決めた人が、その思いを上司に報告するとき、まず結論から話します。「辞めさせていただきます」と決意を告げてから、その理由を述べます。事実は理由よりも優先して告げるべきことで、分かりやすく伝えようと思うと自然とそんな順序になります。
結論優先の順序は、会社の企画書や報告書を書く際も同じです。まずいちばん最初に知らせることは、結論です。その後、事の発端～プロセスを書きます。この順序は新聞でも目にすることができます。
新聞はまず見出しがあります。次に、リードと呼ばれる、記事の内容を簡単にまとめた文章が数行入ります。殺人事件の記事のリードなら、犯人が誰で、捕まったのか、逃走中なのかといった、読者がいちばん知りたいことが簡潔の書かれています。リードを読めば事件の概要が解ります。企画書、報告書を書く際は、新聞のリードと同じように、最初の数行で、言いたいことのおおよそが伝わるように書けばいいでしょう。
次のページでは、企画書や報告書に意見を盛り込むときのコツをお伝えします。
→事実を伝えた後に、意見する（企画書、報告書の書き方のコツ）
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